Premiers pas
Bienvenue sur Gestionnel ! Ce guide vous accompagne dans la configuration initiale de votre association.
Créer votre association
Inscription
Cliquez sur "Créer mon association" et remplissez le formulaire avec les informations de votre structure : nom, type d'association, adresse email.
Validation de l'email
Un email de confirmation vous est envoyé. Cliquez sur le lien pour activer votre compte.
Configuration initiale
Complétez les informations de votre association : logo, adresse, téléphone, site web, réseaux sociaux.
Prenez le temps de bien configurer votre association dès le départ. Ces informations apparaîtront sur les documents générés (factures, attestations, etc.).
Découvrir l'interface
L'interface de Gestionnel est organisée en plusieurs sections accessibles depuis le menu latéral :
- Tableau de bord : vue d'ensemble de votre association (statistiques, alertes, raccourcis)
- Adhérents : gestion des membres de votre association
- Activités : créez et gérez vos activités régulières
- Événements : planifiez vos événements ponctuels
- Boutique : vendez vos articles en ligne
- Comptabilité : suivez vos finances
- Paramètres : configurez votre association
Gestion des adhérents
Ajouter un adhérent manuellement
Accéder à la liste
Dans le menu latéral, cliquez sur Adhérents puis sur le bouton + Nouvel adhérent.
Remplir la fiche
Saisissez les informations : civilité, nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, email.
Choisir les options
Sélectionnez les activités, le type de cotisation et les options supplémentaires si nécessaire.
Enregistrer
Cliquez sur Enregistrer. L'adhérent recevra un email d'invitation pour créer son espace personnel.
Importer des adhérents
Vous pouvez importer vos adhérents existants depuis un fichier Excel ou CSV :
- Allez dans Adhérents → Importer
- Téléchargez le modèle de fichier proposé
- Remplissez le fichier avec vos données
- Importez le fichier complété
- Vérifiez la correspondance des colonnes
- Validez l'import
Gestionnel peut importer directement les données depuis HelloAsso ou Gestanet. Contactez le support pour activer cette fonctionnalité.
Gérer les fiches adhérents
Chaque fiche adhérent contient plusieurs onglets :
- Informations : données personnelles et coordonnées
- Cotisations : historique des paiements
- Activités : inscriptions aux activités
- Événements : participations aux événements
- Documents : pièces jointes (certificat médical, photo...)
- Historique : journal des modifications
Cotisations
Configurer les types de cotisation
Avant de collecter les cotisations, définissez vos tarifs :
- Allez dans Paramètres → Cotisations
- Cliquez sur + Nouveau type
- Définissez le nom (ex: "Adulte", "Enfant", "Famille")
- Indiquez le montant et la période de validité
- Activez ou non le paiement en ligne
Enregistrer une cotisation
Depuis la fiche adhérent
Ouvrez la fiche de l'adhérent, onglet Cotisations, puis cliquez sur + Nouvelle cotisation.
Choisir le type
Sélectionnez le type de cotisation et la saison concernée.
Enregistrer le paiement
Indiquez le mode de paiement (espèces, chèque, virement, CB) et le montant reçu.
Vous pouvez activer le paiement échelonné dans les paramètres de cotisation. L'adhérent pourra alors payer en 2 ou 3 fois.
Relancer les impayés
Gestionnel vous aide à identifier et relancer les cotisations non réglées :
- Le tableau de bord affiche le nombre de cotisations en attente
- Filtrez la liste des adhérents par statut de cotisation
- Envoyez des relances par email en un clic
Activités
Créer une activité
Les activités représentent vos cours, ateliers ou entraînements réguliers :
Nouvelle activité
Menu Activités → + Nouvelle activité. Donnez un nom, une description et choisissez une couleur.
Définir les créneaux
Ajoutez les créneaux horaires : jour, heure de début, heure de fin, lieu.
Configurer les inscriptions
Définissez le nombre de places, les conditions d'âge, le tarif éventuel.
Gérer les inscriptions
Pour inscrire un adhérent à une activité :
- Depuis l'activité : ouvrez l'activité et cliquez sur + Inscrire
- Depuis l'adhérent : ouvrez sa fiche, onglet Activités, et ajoutez l'activité
- Auto-inscription : l'adhérent peut s'inscrire lui-même depuis son espace
Feuille de présence
Chaque créneau dispose d'une feuille de présence pour faire l'appel. Accédez-y depuis le calendrier ou la fiche de l'activité.
Événements
Créer un événement
Les événements sont des rendez-vous ponctuels : assemblée générale, tournoi, sortie, stage...
Informations générales
Titre, description, date et heure, lieu de l'événement.
Inscriptions
Activez ou non les inscriptions, définissez le nombre de places et la date limite.
Tarification
Gratuit ou payant ? Définissez le prix et activez le paiement en ligne si besoin.
Communication
Ajoutez une image, puis publiez l'événement. Les adhérents seront notifiés.
Par défaut, les événements sont visibles uniquement par les adhérents. Cochez "Événement public" pour le rendre visible sur votre page publique.
Boutique
Configurer la boutique
Avant de vendre, configurez votre boutique :
- Allez dans Paramètres → Boutique
- Activez la boutique en ligne
- Configurez les options de livraison (retrait sur place, envoi postal...)
- Connectez votre compte de paiement pour recevoir les règlements
Ajouter un article
Créer l'article
Menu Boutique → + Nouvel article. Renseignez le nom, la description et le prix.
Ajouter des photos
Importez une ou plusieurs photos de l'article. La première sera utilisée comme image principale.
Gérer les variantes
Si l'article existe en plusieurs tailles ou couleurs, ajoutez des variantes avec leurs stocks respectifs.
Publier
Activez l'article pour le rendre visible dans la boutique.
Gérer les commandes
Les commandes apparaissent dans Boutique → Commandes. Pour chaque commande, vous pouvez :
- Voir le détail des articles commandés
- Consulter les informations de livraison
- Marquer la commande comme préparée, expédiée ou retirée
- Générer un bon de livraison ou une facture
Comptabilité
Principes de base
Gestionnel propose une comptabilité simplifiée adaptée aux associations :
- Recettes : cotisations, ventes, subventions, dons...
- Dépenses : achats, locations, assurances, frais divers...
- Catégories : classez vos opérations pour un suivi précis
Saisir une opération
Nouvelle opération
Menu Comptabilité → + Nouvelle opération ou depuis le tableau de bord.
Type et montant
Choisissez Recette ou Dépense, indiquez le montant et la date.
Catégorie et description
Sélectionnez une catégorie et ajoutez une description pour retrouver facilement l'opération.
Justificatif
Joignez un justificatif (facture, ticket...) en photo ou PDF.
Importer des opérations bancaires
Gagnez du temps en important votre relevé bancaire :
- Téléchargez le relevé depuis votre banque (format CSV, OFX ou Excel)
- Allez dans Comptabilité → Importer
- Sélectionnez votre fichier
- Vérifiez et catégorisez les opérations
- Validez l'import
Gestionnel apprend de vos habitudes. Après quelques imports, il proposera automatiquement les bonnes catégories pour vos opérations récurrentes.
Rapports et exports
Générez des rapports pour votre assemblée générale ou votre comptable :
- Compte de résultat : synthèse des recettes et dépenses
- Journal des opérations : liste détaillée chronologique
- Export Excel : toutes vos données au format tableur
- Export PDF : rapports formatés prêts à imprimer
Communications
Envoyer un email
Communiquez facilement avec vos adhérents :
Choisir les destinataires
Tous les adhérents, une activité, un événement, ou une sélection personnalisée.
Rédiger le message
Écrivez votre message avec l'éditeur intégré. Vous pouvez ajouter des images et des pièces jointes.
Prévisualiser et envoyer
Vérifiez l'aperçu de votre email avant de l'envoyer à tous les destinataires.
Notifications automatiques
Gestionnel envoie automatiquement des notifications pour :
- Confirmation d'inscription
- Rappel de cotisation
- Confirmation de paiement
- Rappel d'événement
- Nouvelle commande boutique
Vous pouvez personnaliser le contenu des emails automatiques dans Paramètres → Emails.