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Documentation

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Apprenez à utiliser toutes les fonctionnalités de Gestionnel pour gérer efficacement votre association.

Démarrage rapide

Bienvenue sur Gestionnel ! Ce guide vous accompagne dans vos premiers pas pour configurer et utiliser la plateforme.

Créer votre association

  1. 1
    Inscription Cliquez sur "Créer mon association" et remplissez le formulaire avec les informations de votre association (nom, adresse, email, etc.).
  2. 2
    Validation de l'email Confirmez votre adresse email en cliquant sur le lien reçu par mail.
  3. 3
    Configuration initiale Personnalisez votre espace : ajoutez votre logo, configurez vos activités et catégories comptables.
  4. 4
    Ajout des adhérents Importez vos membres existants ou invitez-les à s'inscrire directement.

Astuce : Commencez par configurer vos activités et catégories avant d'ajouter vos adhérents. Cela vous permettra de les affecter directement aux bonnes activités.

Gestion des adhérents

Le module de gestion des adhérents vous permet de centraliser toutes les informations de vos membres.

Fiche adhérent

Chaque adhérent dispose d'une fiche complète contenant :

  • Informations personnelles : Nom, prénom, date de naissance, coordonnées
  • Adresse : Adresse postale complète
  • Contact : Email, téléphone fixe et mobile
  • Activités : Liste des activités auxquelles l'adhérent est inscrit
  • Historique : Cotisations, paiements, participations aux événements

Ajouter un adhérent

  1. Accédez au menu Adhérents
  2. Cliquez sur Nouvel adhérent
  3. Remplissez les informations obligatoires (nom, prénom, email)
  4. Sélectionnez les activités concernées
  5. Enregistrez

Les adhérents peuvent également s'inscrire eux-mêmes via le formulaire public de votre association. Ils apparaîtront alors en attente de validation.

Gestion des cotisations

Suivez facilement les cotisations de vos adhérents :

  • Définissez les tarifs par activité
  • Enregistrez les paiements reçus
  • Visualisez les cotisations en attente
  • Générez des relances automatiques

Activités

Les activités représentent les différentes pratiques proposées par votre association (cours, ateliers, entraînements réguliers).

Créer une activité

  1. Menu Activités → Nouvelle activité
  2. Renseignez le nom de l'activité
  3. Définissez le tarif de la cotisation
  4. Ajoutez une description (optionnel)
  5. Configurez les créneaux horaires si nécessaire

Créneaux

Définissez les horaires de pratique

Tarifs

Gérez les prix par activité

Inscriptions

Suivez les adhérents inscrits

Statistiques

Analysez la fréquentation

Événements

Organisez des événements ponctuels : assemblées générales, tournois, sorties, repas...

Créer un événement

  1. Menu Événements → Nouvel événement
  2. Définissez le titre et la description
  3. Choisissez la date et l'heure
  4. Indiquez le lieu
  5. Configurez les inscriptions (nombre de places, tarif, date limite)

Gestion des inscriptions

Pour chaque événement, vous pouvez :

  • Limiter le nombre de participants
  • Définir un tarif d'inscription
  • Accepter les paiements en ligne
  • Exporter la liste des inscrits
  • Envoyer des communications aux participants

Astuce : Utilisez la fonction "Dupliquer" pour créer rapidement des événements récurrents similaires.

Comptabilité

Gérez la trésorerie de votre association avec le module comptable intégré.

Opérations

Enregistrez toutes vos opérations financières :

  • Recettes (crédit) : Cotisations, subventions, dons, ventes...
  • Dépenses (débit) : Achats, locations, frais divers...

Saisir une opération

  1. Menu Comptabilité → Nouvelle opération
  2. Choisissez le type : Crédit ou Débit
  3. Entrez le montant et la date
  4. Sélectionnez une catégorie
  5. Ajoutez une description (optionnel)
  6. Liez l'opération à un adhérent si nécessaire

Catégories

Organisez vos opérations par catégories pour un meilleur suivi :

  • Créez des catégories personnalisées
  • Définissez des sous-catégories
  • Analysez vos dépenses et recettes par poste

Important : Les opérations liées aux paiements en ligne sont automatiquement enregistrées dans la comptabilité. Évitez les doublons en ne les saisissant pas manuellement.

Rapports et exports

Générez des rapports pour vos assemblées générales :

  • Bilan financier par période
  • Détail par catégorie
  • Export PDF et Excel
  • Graphiques d'évolution

Boutique en ligne

Vendez des articles, équipements ou services directement sur votre espace Gestionnel.

Ajouter un article

  1. Menu Boutique → Nouvel article
  2. Renseignez le nom et la description
  3. Définissez le prix
  4. Ajoutez une ou plusieurs photos
  5. Configurez le stock (optionnel)
  6. Publiez l'article

Paiements en ligne

Les paiements sont sécurisés par carte bancaire. Les frais de transaction sont :

  • Articles < 30€ : 0,30€ + 3% du montant
  • Articles ≥ 30€ : 3% du montant

Les fonds sont reversés sur votre compte bancaire sous 48h ouvrées après chaque transaction.

Suivi des commandes

Gérez vos commandes depuis le tableau de bord :

  • Visualisez les nouvelles commandes
  • Marquez les commandes comme traitées
  • Consultez l'historique des ventes
  • Exportez les données

Paramètres

Personnalisez votre espace Gestionnel selon vos besoins.

Informations de l'association

  • Nom et coordonnées
  • Logo et identité visuelle
  • Numéro RNA / SIRET
  • Coordonnées bancaires (pour les reversements)

Gestion des utilisateurs

Définissez les droits d'accès de votre équipe :

  • Administrateur : Accès complet à toutes les fonctionnalités
  • Gestionnaire : Gestion des adhérents et événements
  • Trésorier : Accès à la comptabilité et aux paiements
  • Membre : Consultation uniquement

Personnalisation

  • Catégories comptables
  • Modèles d'emails
  • Champs personnalisés pour les fiches adhérents